Strengere regels rondom gegevensbescherming
Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 zijn hotels en andere accommodaties verplicht om zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van hun gasten. Dit betekent dat zij expliciete toestemming moeten verkrijgen voor het verwerken van gegevens en transparant moeten zijn over hun datapraktijken. Hotels die hier niet aan voldoen, riskeren boetes en imagoschade. 80% van de hotelgasten maakt zich zorgen over hoe hun persoonlijke gegevens worden verwerkt. Hoe zorg je ervoor dat je voldoet aan de wetgeving én vertrouwen wint?
Digitalisering als oplossing
Een praktijkvoorbeeld van hoe digitalisering kan bijdragen aan zowel efficiëntie als naleving van de AVG is de samenwerking tussen Haya Hotels en Guestwave. Haya Hotels heeft het incheckproces volledig geautomatiseerd met het Guestwave-platform. Dit resulteerde erin dat 86% van de gasten vooraf online kon inchecken. Daarnaast leidde het gebruik van geautomatiseerde identiteitscontrole tot een afname van 97% in incidenten zoals eigendomsschade en ongewenste feestjes.
“Guestwave heeft ons geholpen bij het automatiseren en verifiëren van de noodzakelijke zaken, zodat wij ons kunnen richten op wat voor ons het belangrijkst is: het bieden van unieke gastervaringen.” Roy van Beelen – Haya Hotels
Voordelen van een digitaal inchecksysteem
Het digitaliseren van het incheckproces biedt meerdere voordelen:
- Snellere check-in: Gasten kunnen vooraf online inchecken, wat wachttijden bij de receptie vermindert.
- Betere gegevensbescherming: Een AVG-compliant systeem zorgt ervoor dat persoonsgegevens veilig worden verwerkt en alleen voor legitieme doeleinden worden gebruikt.
- Meer focus op gastvrijheid: Doordat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratie, kunnen zij zich beter richten op service en persoonlijke aandacht voor gasten.
Verouderde PMS-systemen
Bestaande en vaak minder geavanceerde en/of verouderde PMS systemen bieden niet dezelfde zekerheden die een modern eco systeem als GuestWave automatisch wel afvangt. Denk hierbij aan:
- Geautomatiseerde identiteitsverificatie → PMS-systemen slaan vaak alleen een kopie van een ID op, zonder te verifiëren of het document echt is en of de persoon daadwerkelijk de eigenaar is. Dit verhoogt het risico op fraude.
- eKYC-proces voor naleving wetgeving → Veel PMS-systemen missen de technologie om identiteitsfraude actief tegen te gaan en voldoen daardoor niet volledig aan steeds strengere EU-wetgeving. Guestwave doet dit wél door een actieve verificatie in de check-in flow.
- Dynamisch en up-to-date gegevensbeheer → In veel PMS’en blijft een ID-statement statisch en wordt het niet bijgewerkt. Guestwave zorgt ervoor dat gastgegevens actueel en veilig blijven en dat ondernemers altijd compliant zijn.
- Automatische AVG-conforme verwijdering → Veel systemen laten het aan de ondernemer over om gegevens te beheren, terwijl Guestwave zorgt voor automatische en veilige verwijdering van gegevens wanneer dat wettelijk verplicht is.
Conclusie
Het naleven van de AVG is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een manier om het vertrouwen van gasten te versterken. Digitalisering helpt hotels en vakantieparken niet alleen om compliant te blijven, maar ook om efficiënter te werken en de gasttevredenheid te verhogen.
Advies
Investeer als hotel of vakantiepark in een veilig en AVG-proof digitaal inchecksysteem. Dit zorgt voor een soepele, gastvriendelijke ervaring en beschermt tegelijkertijd de privacy van de gasten. Technologieën zoals Guestwave tonen aan dat automatisering en gegevensbescherming hand in hand kunnen gaan, wat zowel de gastervaring als de bedrijfsvoering ten goede komt.
